名古屋本社の建て替えを機に進めたペーパーレスとは？

2021/10/19

会社紹介

#社内紹介

以前の記事で、名古屋本社のフリーアドレス制について、ご紹介させていただきました。

ご一読いただけましたでしょうか？
https://www.kiracs.co.jp/blog/3236/

今回もキラックスに興味を持っていただいた学生の方に、少しでも当社を知っていただけるよう、当社のペーパーレス化への取り組みについてご紹介しようと思います！

ペーパーレスとは何？という方のためにも分かりやすくご説明します。

この記事をご一読いただければ、あなたもキラックス社員に仲間入り？！

INDEX

1.　ペーパーレスとは？
2.　建て替えを機に生まれ変わった社内
3.　名古屋本社では他にもこんなことしてるんです！
4.　まとめ

1.　ペーパーレスとは？

ペーパーレスとは、その名の通り紙をなくすことを意味しており、ビジネスで使用する紙の資料を可能な限り電子化することです。
紙の使用量を減らすことで、経費削減・地球環境保護・業務効率化などを目的としております。

ペーパーレス化の需要もコロナ禍の影響で急速に高まってきました。なぜなら、紙の書類を一カ所に保管する従来の形では、テレワークへの対応が困難になるためです。

ペーパーレス化を進めるには、一定の準備期間が必要となりコストもかかります。

当社では、2019年2月に名古屋本社の建て替えを機にペーパーレス化を進めてきました。
その為、新型コロナウイルス感染症が拡大していく中、営業職がテレワークをする際に迅速に対応することができました。

2.　建て替えを機に生まれ変わった社内

名古屋本社の建て替えを機にペーパーレス化を進めてきた当社ですが、建て替え前の社内は書類で溢れていました。

そこで社員全員で見直したのが、個人の荷物・商品カタログや過去の書類保存箱等の保管場所です。事前に新社屋では必要最低限の保管場所しか設けないことをアナウンスしました。

その結果、引越前と比べると約７～８割の書類や荷物を削減することに成功！

固定席の間接部門社員はキャビネットがありますが、営業職はフリーアドレスの為、個人のロッカーが与えられております。
限られたスペースに保管するので自然と整理整頓をする習慣が身につき、以前までの書類がたくさん机に置かれ雑然とした社内とは比べものにならないぐらいスッキリとした空間に生まれ変わりました。

営業は、フリーアドレスで作業する際、ロッカーからモバイルバッグ（パソコンと必要最低限の荷物がまとめられている）を取り出し、そのバッグ一つを持ち社内を移動して業務に取り組みます。

以前は全て紙で印刷して扱っていたFAXも今ではパソコンで確認でき、紙の使用量が大幅に減少！回覧文書も電子化しており、パソコン内でドラッグして相手フォルダに入れておけば済むので簡略化されました。

以前までは商品カタログは個人個人で保管しており、同じカタログが何冊も社内にありましたが、新社屋では課の共有ロッカーに保管することで必要最低限の量に抑えることに成功！このように五十音順にまとめて、すぐに探し出せる環境を整えました。

他にも、個人のゴミ箱を無くしてゴミ箱を一カ所に集約するなど、意識してゴミを減らす工夫を行うようにしています。他の支店・営業所も本社に合わせてゆっくりではありますがペーパーレスを進めており、キラックス全体で経費削減や業務改善に向けた取り組みを行っております。

3.　名古屋本社では他にもこんなことしてるんです！

建て替えを機にペーパーレス化が加速した名古屋本社ですが、ペーパーレス化以外にも様々な取り組みを進めました。簡単にご紹介します。

・社屋清掃を社員全員交代制で実施
外部に依頼していた社屋清掃を週替わりの社員交代制に変更。当番の社員が毎朝15分間を社屋清掃の時間に充てています。

・ノー残業デー（月2回）
以前まで浸透していなかったノー残業デーですが、終業15分前に社員全員で社屋清掃を行うことで、定時の17時30分にはすぐ帰宅できる環境を整えました。その甲斐もあり、隔週水曜日（月2回）のノー残業デーではほとんどの社員が定時で帰宅。
https://www.kiracs.co.jp/blog/714/

・BGMを導入
仕事に集中しやすく感じるBGM無しの社内は、パソコンの打ち込む音や話す声以外の音がなく、静かになると緊張感が漂う雰囲気もあります。そこで適度なBGMを流すことで緊張感を和らげて会話しやすい雰囲気づくりを行いました。すると、社員同士のコミュニケーションが自然とＵＰ！
更に、19時にはBGMが自動で切れるようにしている為、残業している社員が帰宅する一つのきっかけにもなっています。
https://www.kiracs.co.jp/blog/858/

詳しくは、今後のブログで紹介していこうと思います。